VINCULACION DE DATOS

VINCULACION ENTRE LIBRO Y LIBRO

Tenga en cuenta que las hojas de cálculo se denominan "tablas" en el cuadro de diálogo Seleccionar tabla que aparece en el paso 5.

En la pestaña Datos, haga clic en Conexiones.

 

En el cuadro de diálogo Conexiones del libro caja de diálogo, haga clic en Agregar.

En la parte inferior del cuadro de diálogo Conexiones existentes, haga clic en Examinar en busca de más.

Busque el libro y haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, seleccione una tabla (hoja de cálculo) y haga clic en Aceptar.

Nota: Solo puede seleccionar y agregar una tabla a la vez.

Puesto que todas las tablas que se agregan se denominan a partir del nombre del libro, puede cambiarles el nombre por uno más significativo.

Seleccione una tabla y haga clic en Propiedades.

Cambie el nombre en el cuadro de nombre Conexión.

Haga clic en Aceptar.

Para agregar más tablas, repita los pasos del 2 al 5 y cámbieles el nombre según sea necesario.

Haga clic en Cerrar.

Paso 2: Agregar las tablas a la hoja de cálculo

Haga clic en Conexiones existentes, seleccione la tabla y haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Importar datos que aparece, elija dónde desea ubicar los datos en el libro y si desea ver los datos como una tabla, un informe de tabla dinámica o un gráfico dinámico.

Opcionalmente, puede agregar los datos al modelo de datos para combinarlos con otras tablas o datos de otras fuentes, crear relaciones entre tablas y más opciones que las que se tienen con un informe de tabla dinámica básico.

Mantener los datos del libro actualizados

Ahora que se ha conectado al libro externo, querrá tener siempre los datos más recientes en el libro. Vaya a Datos > Actualizar todo para obtener los últimos datos. Para obtener más información sobre la actualización, vaya a Actualizar datos conectados a otro libro.

Relación entre libros.

Si bien es una operación que por desconocimiento se suele desaconsejar, también es posible hacer referencia a celdas de otros libros ubicados en disco. En este caso habrá que anteponer a la dirección de la celda, además del nombre de la hoja, el nombre y ubicación completa mediante ruta, del libro (fichero .XLSX) que la contiene. El nombre del archivo, en este caso, irá entre corchetes.

Ejemplo: las hojas año 2007 y año 2008 del ejemplo anterior se sitúan y guardan en el libro Anuales.xlsx.
Si se quiere crear la hoja Totales en un nuevo libro, otro a parte, llamado en principio Libro2, los pasos a seguir son los siguientes:

Abrir ambos libros. Mediante la opción Cambiar ventanas de la ficha Vista, podremos ir de un libro a otro.

 

Visualizar los dos libros a la vez, para ello restauramos sus ventanas y modificaremos su tamaño. Este paso no es estrictamente necesario, aunque si recomendable, ya que facilita la visualización simultánea de los datos de ambos libros, y nos evita tener que ir pasando de un libro a otro a través del botón Cambiar ventanas  -lo cual no supone problema alguno-.
 

Situarse en la celda B4 de la hoja Hoja1 (en donde se quiere plasmar el total en este caso), del libro nuevo.
 

Introducir el signo "=", para comenzar a escribir la fórmula.

 

Situarse en la celda B4 de la hoja Año 2007 del libro Anuales.xlsx.

 

Introducir el signo +.
 

Situarse en la celda B4 de la hoja año 2008 del libro Anuales.xlsx.

 

Pulsar la tecla Intro.
 

Observar como en este caso la dirección de las celdas es absoluta por lo que no se podrá copiar la fórmula ni a la derecha ni hacia abajo (por poder sí, pero será copiada de forma absoluta como estamos comprobando), con lo cual esta forma de trabajar proporciona fórmulas no tan flexibles como si trabajamos en el mismo libro.  Veamos el posible error al copiar referencias absolutas:

 

El resultado es el mismo pues la fórmula copiada es la misma: Es absoluta.

MUY IMPORTANTE: Trabajar con libros vinculados aporta una potencia y diversificación enorme para planteamientos más amplios en los que pueden intervenir incluso diferentes usuarios. Pero hacer ese vínculo por este procedimiento deja fijadas las referencias de las celdas por lo que para poder vincular bloques de datos por este sistema, NO bastará enlazar una referencia y luego copiarla a las celdas adyacentes. Habría que enlazar "o llamar" a cada una de ellas, una a una. Lo acabamos de comprobar.

 

IMPORTANTE: Cuando se hace referencia a una celda de otro libro, la expresión es de la forma:
,

 sin embargo, tras cerrar y abrir el archivo, la referencia al archivo se especifica mediante la ruta completa de ubicación en disco:

 

 

Relación entre hojas.

Hacer referencia, desde una hoja de cálculo, a la celda de otra hoja del mismo libro es tan simple como la de anteponer el nombre de la hoja seguido del signo de admiración derecho !, antes de la dirección de la celda. 

Cuando nos referimos a la celda B10, nos estamos siempre refiriendo a la celda B10 de la hoja actual de trabajo, en la que estamos.

Sin embargo si queremos aludir a la celda B10 pero de otra hoja, es decir, que esté situada bajo otra solapa del libro, antepondremos a la referencia de la celda el nombre de la hoja de la manera que hemos indicado. Así pues, si la celda que deseamos referenciar es la B10 de la hoja llamada Ingresos, la referencia sería: Ingresos!B10.

Cuando construimos fórmulas y las creamos señalando mediante clic en ellas, las diferentes celdas que intervienen en ella, basta con hacer clic en dichas celdas. Ahora bien, cuando la celda que queremos utilizar aparece en otra hoja, primero deberemos posicionarnos en esa hoja haciendo clic en su solapa y cuando estemos en esa hoja, clic en su celda o celdas.

Ejemplo: se han introducido los datos correspondientes al año 2007 en una hoja de cálculo y los del año 2008 en otra, tal y como muestran las siguientes imágenes.

Datos del año 2007:

 

Datos del año 2008:

 

Para obtener en la tercera hoja del libro los resultados correspondientes a la suma de los años 2007 y 2008 los pasos a seguir son:

Hacer clic sobre la solapa de la hoja Totales y situarse en la celda B4.

 

Introducir el signo " =".
 

Hacer clic sobre la solapa de la hoja año 2007 y situarse en la celda B4, esta quedará resaltada y su dirección se situará en la barra de fórmulas. Observar que delante de la dirección de la celda se presenta el nombre de la hoja -entre apóstrofos-,  seguido del signo !.

 

Introducir el signo "+", este aparece en la barra de fórmulas y la celda antes indicada deja de estar resaltada, quedando el operador "+" introducido en la fórmula.

 

Hacer clic sobre la solapa de la hoja año 2008 y situarse en la celda B4.

 

Pulsar la tecla Intro, para finalizar la fórmula. En la celda B4 de la hoja Totales se presentará la suma de los ingresos del primer trimestre de los años 2007 y 2008.

En este caso, se puede copiar la fórmula hacia abajo y hacia la derecha rellenándose automáticamente la tabla de la hoja Totales, tal y como muestra la siguiente imagen ya que las referencias relativas siguen funcionando con la misma filosofía de trabajo que cuando solo trabajábamos en una hoja.
 

Se remienda situar el cursor ahora en las distintas celdas para observar en la barra de fórmulas la fórmula que contienen.